Aviso Preliminar (Preliminary Notice): Cómo Conservar el Derecho a Cobrar
No es una amenaza y no es un gravamen. Es el papel que hay que mandar al empezar, cuando todavía no hay ningún problema, para que exista el derecho a cobrar si después lo hay.
Ir directo al formulario en blanco Gratis, sin registro. Siga leyendo si quiere el detalle primero.Qué es y por qué se manda cuando todo va bien
El aviso preliminar, preliminary notice, es una notificación que un subcontratista o un proveedor manda al dueño de la propiedad, al contratista general y a veces al banco que financia la obra, diciendo quién es, qué está suministrando y en qué propiedad. No reclama dinero. No dice que haya un problema. En la mayoría de los casos se manda cuando el trabajo apenas empieza y todo va bien.
Esa es exactamente la parte que confunde y la que cuesta dinero. El aviso no sirve para cobrar una deuda: sirve para que el derecho al gravamen exista el día que haya una deuda. En los estados que lo exigen, el subcontratista que no lo mandó a tiempo simplemente no puede registrar el gravamen después, por más que el trabajo esté hecho y por más que la deuda sea evidente.
La lógica detrás de la ley es sencilla. El dueño firmó con un contratista general y muchas veces no sabe quién más está en su propiedad. El aviso existe para que el dueño sepa a quién le puede aparecer un gravamen encima, mientras todavía tiene dinero en la mano para hacer algo al respecto.
Quién tiene que mandarlo
La regla general, con variaciones importantes de estado a estado: mientras más lejos esté usted del dueño, más probable es que tenga que mandarlo.
- Subcontratistas: casi siempre sí. Usted firmó con el general, no con el dueño, y el dueño puede no saber que usted existe.
- Proveedores de material: casi siempre sí, y en varios estados con plazos todavía más cortos.
- Proveedores de un subcontratista, es decir dos niveles abajo: sí, y esta es la categoría que más se olvida.
- Contratista general: muchas veces no hace falta, porque usted firmó directamente con el dueño. Pero hay estados donde el general tiene su propio aviso distinto, y hay estados donde el general tiene que entregarle al dueño un aviso informativo al firmar el contrato.
El plazo corre desde que usted empieza, no desde que dejan de pagarle
Esta es la trampa y es la misma en todos los estados que exigen el aviso. El plazo no empieza cuando hay un problema de pago. Empieza el día que usted entregó por primera vez mano de obra o material en esa propiedad, y suele durar veinte, treinta, cuarenta y cinco o sesenta días según el estado.
Es decir: para cuando usted se da cuenta de que no le van a pagar, el plazo del aviso normalmente ya venció hace meses. Por eso el aviso preliminar se manda como rutina, en todas las obras, incluso en las que se pagan perfecto, y no como reacción a un problema.
En algunos estados el aviso mandado tarde no se pierde del todo: conserva el derecho sobre el trabajo hecho en los días anteriores al envío, y pierde el resto. Eso hace que mandarlo tarde siga siendo mejor que no mandarlo. Pero es un rescate parcial, no una solución.
Cómo se manda importa tanto como qué dice
Varios estados exigen correo certificado con acuse de recibo, registered or certified mail, y algunos exigen además que usted guarde el comprobante. Oregon es una excepción conocida: para el Information Notice to Owner acepta correo de primera clase con certificado de envío. Entrega en mano también sirve en muchos estados si queda constancia firmada.
Guarde el comprobante de envío junto con la copia del aviso y una foto de la dirección de la obra. Si más adelante hay que registrar un gravamen, lo primero que le van a pedir es la prueba de que el aviso salió a tiempo, y esa prueba es el comprobante, no su memoria.
Qué dice el formulario, línea por línea
Las frases que va a ver en estos formularios, y lo que significa cada una.
- Preliminary Notice / Notice to Owner / Notice of Furnishing / Notice of Right to Lien
- Los cuatro nombres del mismo papel según el estado. Florida lo llama Notice to Owner, Michigan y Ohio Notice of Furnishing, Oregon y Nevada Notice of Right to Lien, California y Arizona Preliminary Notice.
- Claimant
- Reclamante. Usted, o su empresa.
- Owner
- Dueño de la propiedad.
- Original contractor / General contractor
- Contratista general. Quien firmó con el dueño.
- Person with whom the claimant contracted
- Con quién firmó usted. Casi nunca es el dueño, y esa es justamente la razón por la que el aviso existe.
- Description of labor, services, equipment or materials furnished
- Descripción de la mano de obra, los servicios, el equipo o los materiales que usted suministra.
- Legal description / Property description
- Descripción legal de la propiedad. No es la dirección de la calle, es como aparece en el registro. La dirección suele bastar si la propiedad se puede identificar sin duda.
- First furnishing date
- Fecha de la primera entrega o del primer día de trabajo. Es la fecha desde la que corre el plazo.
- THIS IS NOT A LIEN
- Esto no es un gravamen. Muchos formularios lo llevan impreso en mayúsculas arriba, y está ahí por una buena razón: para que el dueño no entre en pánico ni se pelee con usted por un papel que solo informa.
- Certified mail, return receipt requested
- Correo certificado con acuse de recibo. Guarde el acuse.
La ley de varios estados escribe las palabras exactas y cambiarlas invalida el documento. Abrir el formulario, gratis y sin registro, en PDF, Word y Excel.
Preguntas frecuentes
Ya empecé la obra hace tres meses y nunca mandé el aviso. ¿Sirve mandarlo ahora?
Depende del estado, pero mándelo hoy de todas formas. En varios estados un aviso tardío conserva el derecho sobre el trabajo de los días anteriores al envío, típicamente veinte, treinta o cuarenta y cinco días hacia atrás, y solo pierde lo anterior a eso. Eso puede ser una parte grande de lo que le deben. En los estados donde el plazo es estricto no rescata nada, pero mandarlo tampoco le quita nada y deja constancia escrita de la deuda. Lo que no debe hacer es esperar un día más para averiguar cuál de los dos casos es el suyo.
¿Se lo tengo que mandar también al banco?
En varios estados sí, y es de las cosas que más se olvidan. Washington tiene un aviso específico al prestamista, Notice to Real Property Lender. En otros estados el banco entra en la lista de destinatarios del mismo aviso. Si la obra es grande y hay un construction loan detrás, dé por hecho que hay que averiguarlo antes de mandar, porque un aviso que salió completo menos el banco a veces vale lo mismo que no haberlo mandado.
¿Mandar este aviso va a molestar a mi cliente y me va a costar el próximo trabajo?
Es la razón número uno por la que la gente no lo manda, y es la razón equivocada. En los estados donde el aviso es obligatorio, todo el mundo en la obra lo manda y el general lo espera; el que no llega es el que llama la atención. El formulario mismo suele decir en mayúsculas que no es un gravamen. Si le preocupa, mándelo con una línea diciendo que es un requisito del estado y que va en todas sus obras. Un general con experiencia no se sorprende. Uno que se enoja por un aviso preliminar le está diciendo algo útil sobre cómo paga.
¿Cada cuánto hay que mandarlo? ¿Uno por obra o uno por pago?
Uno por obra y por propiedad, mandado al principio, es lo normal. Si la misma propiedad tiene contratos separados y distintos, cada contrato suele necesitar el suyo. Si su suministro se interrumpe muchos meses y después vuelve a empezar, trátelo como una obra nueva y mande otro. No es un documento que se repita con cada factura.